中山大学关于在国内举办国际学术会议的管理规定

　　　　　　　　　　　　　第一章 总 则

　　为进一步规范与加强国际学术会议的管理工作，根据国家有关规定，结合我校实际情况，制定本规定。
　　第一条 举办国际学术会议是国际学术交流的一种重要形式，有利于提高我校的国际学术地位，有助于及时掌握国际学术领域的最新动态，促进相关学科的教学与科研发展，增进我校与国外学术界的联系，学校支持校内各相关单位在国内（主要是在本省）举办国际学术会议。
　　第二条 国际合作与交流处是我校在国内举办国际学术会议的管理归口部门。主要职责：
　　　　1．会议的立项申报；
　　　　2．国外与会学者来华签证通知手续的办理；
　　　　3．会议总结及统计信息的管理。
　　第三条 科技处、社科处或医科处负责会议申请的初审工作。

　　　　　　　　第二章 举办国际学术会议的基本条件
　　第四条 举办单位需有较好的政治业务条件，较强的学术组织能力和会务组织能力。
　　第五条 举办单位在国内外本领域有一定影响，对本领域国际、国内的研究现状和发展方向有较强的把握能力。
　　第六条 能够邀请一定数量的国内外知名学者与会，并能够征集一定数量和较高水平的学术论文。
　　第七条 落实会议经费，保证会务及接待工作的顺利进行。

　　　　　　　　　　　　第三章 申办程序
　　第八条 举办一般性国际学术会议，举办单位须至少提前半年填写“中山大学主办国际学术会议申请表”，提出举办国际学术会议的申请（见附件一）。
　　第九条 在省内举办一般性国际学术会议按以下程序申办：
　　　　1. 举办单位将申请报相关科研主管部门（科技处、社科处或医科处），相关科研主管部门审核后，将申请报告转国际合作与交流处；
　　　　2．国际合作与交流处审核后报主管校领导审批；
　　　　3．主管校领导批准后，由学校下达同意举办国际会议的批件。
　　第十条 在外省举办一般性国际学术会议，需在会议举办地联合一个具备举办（或协办）该会议条件的合作单位联合主办（或协助办会）。
　　我校会议举办单位在完成第九条规定的报批程序后，将学校下达的同意举办国际学术会议的批件复印件交会议举办地的合作单位，由该单位上报当地相关部门审批，获得批准后方可举办一般性国际学术会议。
　　第十一条 在国内举办涉及重大敏感问题的国际会议、邀请外国政府现职部长以上官员或国内外有重要影响人士参加的高级别国际会议、政府间的重要国际会议、主要国际组织的重要会议、重要的经贸性和专业性国际会议、邀请外宾规模在150人以上的大型国际会议，须提前一年报教育部审核后，由教育部报国务院审批。
　　第十二条 敏感时期在国内举办国际会议，须报教育部审批。

　　　　　　　　　　　　第四章 筹备与组织
　　第十三条 举办单位应设立筹备机构，下设学术组和会务组。
　　　　　1．学术组负责与会议有关的学术活动。包括确定会议主席、副主席、秘书长等人选；确定详细会议议题，征集评审论文，编辑出版论文集；制订会议日程、议程；提供国内外与会学者名单；会议筹备期间的对外联系工作以及会议期间有关学术方面的工作。
　　　　　2．会务组负责行政管理和组织工作，包括会议接待、礼宾、财务、宣传等。
　　第十四条 举办国际学术会议应认真贯彻国家有关保密政策，做好政治、经济、科技等方面信息的保密工作。
　　第十五条 会议结束后，举办单位应做好如下工作：
　　　　　1．汇集、整理、出版论文集。
　　　　　2．按有关规定和要求，于会后1个月内将会议总结提交国际合作与交流处和相关科研主管部门（科技处、社科处或医科处）。
　　　　 3．将有关会议始末的全套材料（如会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录像及会议报道等）于会后1个月内搜集、整理后送学校档案馆。

　　　　　　　　　　　　　　第五章 附 则
　　第十六条 本规定自二○○五年十月一日起施行。
　　第十七条 原发布的有关我校在国内举办国际学术会议的管理规定，凡与本规定相抵触的，以本规定为准。
　　第十八条 本规定由学校国际合作与交流处负责解释。